ただいま、ある会社のマニュアルをまとめています。各部署から出て来たマニュアルはかなりの分量です。書式やルールを決めて、ナンバーリング、たいへんな作業です。1ヶ月くらいでは終わりそうにないです。おそらく半年や1年はかかるでしょう。

綺麗に書庫に並んだマニュアル。でもちょっと時代遅れかも・・・
まずデータ化が必要でしょう。紙媒体も大切ですが、データに落とす事。

さらにここらが時代感の現れる話。
紙媒体で誰にでも見やすくするというのはわかりますが、膨大な資料、置く場所がないです。あるいは年数回しか使用しないものまで、書庫や棚に置いておかなくてはなりません。非効率な事務所の使い方になってしまいます。

また、その資料や書類を利用しようと思えば、置いてある場所に取りに行かないといけません。ほんの少しですが時間と手間暇がかかります。

何が言いたいかといいますと、最近発売されたiPadを活用すれば、見たい時に見たい資料が取り出せます。パソコンにデータを収めるという手もありますが、これもパソコンの前に行かないと見れません。

持ち運びが自由で、起動が早く、見たい時に見れる使い方ができるものが良いです。

紙をデータ化するというのはどの企業もなさっていると思います。そこからどうやってそのデータを見るのか、そこに視点を当てて今後検討が必要ではと思います。

綺麗に整理されたデータを見て喜んでいられません。マニュアルなどは活かさないと意味がないからです。

本当にマニュアルの必要性、活用度をお考えなら、根本的にあり方を考え直すことが必要でしょう。また、このような活用方法を実際に検討する委員会があっても良いと思います。

総務主導ではなく、各現場の方に集まっていただき、今すぐでなくても将来を設計することが大事です。

時代の最先端を走る必要はないですが、時代の節目となるような新しいものが出てきた時には、準備が必要です。

iPhone4は、予約すらできません。
何かが変わろうとしている予感がします。