緊急度を縦軸に取り、横軸に重要度を取るとマトリックスができます。当然一番大事なのは、緊急度が高く、重要度の高いものです。

もう一つ大事なものがあります。
それは、「緊急ではないが重要なこと」に取り組むことです。この課題については、見逃されがちであったり、後廻しにしたり、実行しなかったりということがあるようです。

しかし、このことに取り組まないとサービスの質が低下します。
例えば、業務の見直しと改善、あるいはサービスの質を高める工夫、自己学習や研究活動など、今すぐにどうなるという訳ではないですが、継続的に行うことが大事です。

緊急度も高く、重要度も高い課題については誰もが発見し、すぐに改善されて行きます。しかし、「緊急ではないが重要なこと」に関しては、個々人に任しておくことはできません。責任の所在がはっきりしないからです。対処法は、会社として議論する場を設けたり、委員会などを立ち上げることです。

また、幹部会議などでも議論が必要かもしれません。緊急度が低いため現場ではなかなか実行しづらい面があると思います。会社としてどう取り組むのか、どう考えているのか、方向性を明示する必要があります。

でもこのことに気付き、長期的に課題をクリアしている会社が伸びています。目に見えているものを即改善することはできますが、緊急度の低いものに時間と費用をかけて取り組むということはなかなかできないものです。

だからこそ差が付くのかもしれません。

また、このことを幹部の方や従業員の方が気付いているかどうか？日々の忙しさの中に埋没していませんか？忙しくても仕事が見えている人には、この「緊急ではないが重要なこと」が見えるはずです。いずれやらないといけないのではと思っているはずです。

優先順位を付けるということは、優先度の高いものを順に並べるだけでなく、そこから潜んでいる課題をどうやって見つけ、どう直して行くかが大切です。

着目すべきは、「緊急ではないが重要なこと」。緊急度や重要度が高い課題は、現場に任せておいても大丈夫でしょう。

すぐにでも会議を開き、課題を見つけられてはいかがでしょうか？